Votre plateforme de formation à la conformité indique un taux d'achèvement de 94 %. Votre équipe juridique est rassurée. Votre autorité de régulation est satisfaite. Et pourtant, quelque part dans les locaux, une règle est enfreinte par une personne qui, techniquement, a terminé la formation mardi dernier.
C'est là tout le paradoxe de la formation à la conformité. Le fait d'aller jusqu'au bout d'une formation est mesurable, c'est pourquoi les entreprises en font leur objectif. Or, aller jusqu'au bout d'une formation et la comprendre sont deux choses totalement différentes, et confondre les deux est l'une des erreurs les plus coûteuses qu'une équipe de formation puisse commettre.
Les données expliquant pourquoi les employés ne terminent pas leur formation à la conformité sont frappantes, mais ce qui se passe lorsqu’ils la terminent est encore plus alarmant.
Selon une enquête menée par Corporate Compliance Insights, 49 % des salariés ont admis avoir ignoré ou ne pas avoir suivi attentivement la formation obligatoire en matière de conformité. Près de la moitié. Il est important de noter que ce chiffre ne prend en compte que les personnes suffisamment honnêtes pour l'admettre. Shortlister
Une autre constatation a révélé que 34 % des employés se contentaient de survoler les contenus relatifs à la conformité et ne prêtaient aucune attention aux enregistrements audio des formations. En d'autres termes, ce sont ces personnes qui apparaissent toujours dans votre tableau de bord de suivi sous la forme de coches vertes. Shortlister
Les raisons de ce désengagement sont bien connues. Selon une étude menée par Go1, le principal défi auquel sont confrontés les responsables de la formation et du développement ainsi que ceux de la conformité en matière de formation à la conformité est l’engagement des employés. Les employés se désengagent principalement parce que la formation n’a pas de lien avec leur travail quotidien. En conséquence, le contenu leur semble abstrait, le format reste passif et leur motivation à prêter attention s’arrête au moment d’appuyer sur le bouton « Valider ». Go1
Voici le cœur du problème : les taux de participation ont été conçus pour prouver que la formation a bien eu lieu, et non que l'apprentissage s'est effectivement produit. Ils répondent à la question de l'auditeur, et non à celle du responsable.
Comme l’a souligné un analyste spécialisé dans l’intégrité financière, lorsque la conformité devient une simple tâche de plus à accomplir, l’objectif réel, qui est de modifier les comportements et de réduire les risques, passe à la trappe. La formation devient alors un simple exercice consistant à cocher des cases pour les employés et un bouclier de protection contre la responsabilité pour l’organisation. Aucun de ces deux résultats n’est bénéfique pour qui que ce soit lorsque les autorités de régulation viennent mener leur enquête. Finintegrity
Fin 2024, l’une des plus grandes banques d’Amérique du Nord s’est vu infliger une amende de 3 milliards de dollars pour des manquements en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, alors même que ses employés avaient techniquement suivi la formation obligatoire en matière de conformité. Les certificats avaient été déposés. Les cases avaient été cochées. Mais les comportements n’avaient pas changé. Finintegrity
Plus généralement, seuls 10 % des employés déclarent que les formations à la conformité ont eu un impact significatif sur leurs pratiques professionnelles. Cela signifie que neuf employés sur dix sortent de ces formations sans que cela n’entraîne de changement mesurable dans leur façon de travailler. Ce n’est pas le fait d’avoir suivi la formation qui fait évoluer ce chiffre, mais bien la compréhension de son contenu. eLearning Industry
Pour passer de la simple exécution à la compréhension, il faut se poser un autre type de questions une fois la formation terminée.
Les taux de réussite aux quiz standard évaluent la capacité à se souvenir des informations dans des conditions peu stressantes. Ils ne permettent pas de déterminer si une personne est capable d'appliquer une politique dans des situations réelles. Parmi les indicateurs plus utiles, on peut citer les données relatives au temps passé sur la tâche (l'employé a-t-il travaillé lentement et minutieusement, ou a-t-il parcouru le questionnaire en quatre minutes ?), les points de décrochage au sein des documents (à quel moment l'attention a-t-elle faibli ?) et les contrôles de compréhension effectués quelques jours après la fin du questionnaire, plutôt qu'immédiatement après.
De brèves questions de suivi à 30 ou 90 jours permettent d’identifier les points à approfondir et offrent un indicateur bien plus précis de l’efficacité de la formation que le simple fait d’avoir suivi le cours jusqu’au bout. Une équipe chargée de la conformité qui sait quelles sections d’un document de politique les employés ont systématiquement tendance à ignorer est nettement mieux placée qu’une équipe qui se contente de savoir que la formation a été suivie jusqu’au bout. KnowledgeCity
Tous les contenus relatifs à la conformité ne présentent pas le même niveau de risque. Une équipe capable d'analyser les taux de compréhension par document, par fonction et par service peut ainsi évaluer ses risques de manière ciblée, plutôt que de considérer toutes les coches vertes comme équivalentes.
La plupart des plateformes de gestion de l'apprentissage (LMS) et des outils de gestion de documents sont conçus pour la diffusion, et non pour l'analyse. Ils vous indiquent qui a suivi la formation, mais ne vous renseignent pas sur ce qui s'est passé une fois que le collaborateur l'a ouverte.
C'est cette lacune que comble l'intelligence documentaire. Plutôt que de considérer un document de formation rempli comme une impasse, une plateforme d'intelligence documentaire suit l'engagement tout au long de l'expérience de lecture, met en évidence les indicateurs de compréhension et transmet ces données à l'équipe chargée de la conformité ou de la formation et du développement sous une forme leur permettant d'agir en conséquence.
Le taux d'achèvement indique qui a suivi la formation jusqu'au bout. Le taux de rétention indique qui en a retenu le contenu. L'« intelligence documentaire » est la couche qui relie ces deux éléments, transformant un document de conformité statique en un indicateur dynamique du niveau de compréhension au sein de l'organisation. KnowledgeCity
Le problème lié à la formation à la conformité ne réside pas dans la réticence ou la négligence des employés. Il tient au fait que les outils utilisés pour dispenser cette formation n’ont jamais été conçus pour vérifier la compréhension des participants. Ils ont été conçus pour vérifier que la formation a bien été dispensée.
Pour résoudre ce problème, il faut boucler la boucle entre l'envoi d'un document de formation et la vérification qu'il a bien atteint son objectif. Cela implique de suivre ce que les employés lisent réellement, à quel moment ils s'arrêtent, ce qu'ils relisent, et de déterminer si leurs habitudes d'interaction indiquent une réelle compréhension ou s'ils se contentent de faire défiler rapidement le contenu jusqu'à la fin.
C'est précisément pour mettre fin à ce cercle vicieux que Libertify a été créé.
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