Los nuevos empleados tropiezan con los mismos conceptos básicos del HRIS. La configuración de nóminas, las solicitudes de vacaciones, la inscripción en prestaciones y los permisos generan preguntas repetitivas que saturan los tickets.
Según Gallup, solo el 12 % de los empleados está totalmente de acuerdo en que su empresa hace un buen trabajo de incorporación, lo que indica una falta de claridad que el vídeo puede subsanar.
Los vídeos son útiles para la formación cuando respetan el tiempo y el flujo de tareas. Aproximadamente la mitad de los vídeos a los que acceden las personas son de formación o seminarios web, lo que demuestra que los alumnos buscan vídeos para realizar su trabajo, no solo para ver contenido de marketing.
Mantenga el vídeo de incorporación de su HRIS breve y específico para que los empleados alcancen rápidamente el resultado deseado. Las investigaciones sobre vídeos educativos muestran que el interés alcanza su punto álgido a los seis minutos aproximadamente y luego disminuye a medida que los vídeos se alargan, por lo que conviene planificar capítulos concisos para cada tarea, como actualizar los datos bancarios o solicitar permisos.
Acompaña los vídeos con texto escaneable para que los usuarios puedan buscar los pasos en tiempo real. Las directrices para el contenido instructivo recomiendan ofrecer ambos formatos, de modo que los usuarios puedan elegir el vídeo cuando necesiten ver una tarea y echar un vistazo al texto cuando solo necesiten un paso o un enlace.
Si desea un flujo de trabajo de vídeo de incorporación al HRIS listo para usar, con guiones y capítulos creados a partir de sus documentos del HRIS, nuestro equipo puede ayudarle a avanzar rápidamente sin necesidad de personal adicional.
Un vídeo claro funciona cuando las personas pueden saltar al momento exacto que necesitan. Marca capítulos para que los empleados puedan ir directamente a la configuración de nóminas o a un paso de PTO sin tener que buscarlo. La búsqueda de Google puede mostrar enlaces a capítulos a través de Key Moments cuando añades marcas Clip o SeekToAction o marcas la fecha y hora en una descripción de YouTube, lo que mejora la navegación y el alcance de tu vídeo de formación.
Empiece por las nóminas, ya que la confianza en el pago reduce el ruido. Según G2, uno de cada cuatro empleados afirma que buscará un nuevo trabajo tras el primer error en la nómina, por lo que merece la pena realizar una guía clara sobre el depósito directo y una vista previa del primer sueldo.
Utiliza este esquema de cinco capítulos. Haz que cada capítulo sea breve y conciso para que los alumnos puedan completar una tarea de una sola vez.
Muestra dónde introducir los datos bancarios, cómo se capturan los formularios fiscales y cuándo llega el primer depósito. Añade una solución rápida para los casos en que el nombre y la cuenta no coincidan. Termina con una lista de verificación en pantalla con lo que hay que comprobar dos veces.
Demuestre cómo enviar, editar, cancelar y ver el saldo. Indique las fechas restringidas y el proceso de aprobación. Muestre dónde se pueden ver los acumulados ganados para que los usuarios confíen en el saldo.
Explique el proceso de inscripción, los plazos y dónde comparar planes. Explique los acontecimientos vitales que dan derecho a la cobertura en un lenguaje sencillo y muestre el proceso para cargar las pruebas.
Muestra cómo actualizar campos del perfil como la dirección y el contacto de emergencia. Explica quién puede cambiar los niveles de acceso, cómo funcionan las aprobaciones y dónde se guardan los registros de auditoría.
Cubra los tres problemas más comunes que afectan a los nuevos empleados, como el rechazo de un depósito directo, una solicitud de vacaciones pendientes o la falta de confirmación de prestaciones. Vincule cada tarjeta de error al capítulo correspondiente para que los usuarios puedan resolverlos por sí mismos en tiempo real.
Pon un índice al principio con marcas de tiempo en las que se pueda hacer clic. Usa etiquetas en pantalla que coincidan con los nombres de los campos de tu HRIS. Añade subtítulos y un breve resumen debajo del vídeo para facilitar la búsqueda y la accesibilidad. Nombra el archivo y la miniatura con términos del vídeo de incorporación del HRIS para que sea fácil de encontrar más adelante.
Empiece con confianza. Explique al nuevo empleado lo que va a hacer en los próximos minutos. Establezca claramente lo que promete. Ejemplo de introducción:«En tres minutos introducirá los datos bancarios, confirmará los formularios fiscales y verá cuándo se realiza su primer depósito».
Utiliza un índice limpio al principio. Marca cada paso con la fecha y la hora para que los usuarios puedan ir directamente a la información bancaria, el calendario de pagos o la vista previa del primer pago. Mantén las etiquetas idénticas a los nombres de los campos del HRIS para reducir la confusión.
Escribe el guion con frases cortas. Una acción por línea. Evita la narración que describa lo que es obvio en pantalla. Habla primero del resultado y luego muestra la ruta de clics.
Captura de pantalla con zoom al 100 % y cursor nítido.
Zooms cerrados sobre los campos durante la entrada.
Etiquetas en pantalla que reflejan los términos del HRIS.
Tercios inferiores para recordatorios importantes, como fechas límite.
Subtítulos y transcripción para facilitar la accesibilidad y la búsqueda.
Tarjeta final con una lista de verificación de una línea.
El nombre del banco, el número de cuenta y el código de ruta o IFSC coinciden con los datos de su documento.
Formulario fiscal revisado y guardado.
Se ha entendido el calendario de pagos y se ha tomado nota de la fecha del primer depósito.
Correo electrónico para asistencia con nóminas guardado.
Las barreras de calidad son importantes. Utiliza datos de muestra para evitar exponer información personal. Desenfoca cualquier identificador que se cuele. Mantén el tiempo total de ejecución breve. Intenta crear un capítulo centrado que se pueda ver durante un breve descanso.
Empaqueta el archivo para facilitar su búsqueda. Ponle el nombre «HRIS onboarding video payroll setup» (vídeo de incorporación al sistema de información de recursos humanos, configuración de nóminas) para que aparezca en la búsqueda interna. Añade texto alternativo a la miniatura con los mismos términos para facilitar la accesibilidad y la búsqueda.
Si desea crear este material a partir de su guía de nóminas sin aumentar la plantilla, convertimos su esquema en un vídeo de formación sobre HRIS dividido en capítulos, con subtítulos y marcas de tiempo en las que se puede hacer clic . Obtenga más información sobre los especialistas en RR. HH.
La claridad sobre las vacaciones redunda en menos estrés y ansiedad. Casi la mitad de los trabajadores estadounidenses no disfrutan de todas sus vacaciones pagadas, lo que sugiere que o bien no confían en el proceso o bien temen el trabajo acumulado a su regreso (Fuente: Pew Research Center). El vídeo de incorporación de su sistema de información de recursos humanos (HRIS) debería hacer que las vacaciones parezcan algo sencillo y seguro.
Empiece con una promesa clara. En dos minutos, el espectador enviará una solicitud, la editará o cancelará, y comprobará el saldo y las aprobaciones. Dígales lo que van a hacer antes de mostrarles dónde deben hacer clic.
Mantenga la coherencia con los términos del HRIS. Utilice las etiquetas exactas para saldos, devengos y estado de las solicitudes. Añada leyendas y un resumen de texto para que los usuarios puedan echar un vistazo rápido en tiempo real.
Comience con un índice y marcas de tiempo en las que se puede hacer clic.
Captura de pantalla panorámica a tamaño real con cursor nítido.
Zoom ajustado en los campos del formulario durante la introducción de datos.
Calendario superpuesto que resalta los conflictos.
Recordatorio en la tercera parte inferior de la pantalla sobre el plazo de entrega y los periodos de restricción.
Lista de verificación de tarjetas finales con saldo, solicitud y aprobación confirmados.
Mantén limpios los datos de muestra. Desenfoca cualquier identificador. Valida la ruta en dispositivos móviles y de escritorio para que las personas puedan solicitar tiempo libre en tiempo real durante un breve descanso. Mantén el tiempo de ejecución ajustado para que el capítulo quepa en una sola sesión de visualización.
Las prestaciones son lo que más dudas generan. Los nuevos empleados quieren saber qué elegir, cuánto les costará en cada nómina y qué cambios habrá más adelante. El vídeo de incorporación de tu HRIS debería responder a estas tres preguntas de una sola vez.
Empiece con una promesa clara. En tres minutos, el espectador comparará planes, se inscribirá y sabrá cómo realizar cambios tras un acontecimiento vital. Diga lo que se completará y, a continuación, muestre los clics exactos.
Utilice un lenguaje sencillo. Explique los tipos de planes en términos humanos. PPO como «pagar más por visita, deducible más bajo». Plan con deducible alto y HSA como «prima más baja, costes iniciales más altos, ahorros con ventajas fiscales». Defina «deducible», «copago» y «gasto máximo de bolsillo» con palabras sencillas.
Comience con un índice y marcas de tiempo en las que se puede hacer clic.
Captura de pantalla a tamaño real con cursor nítido.
Zoom sobre los costes y definiciones del plan.
Etiquetas en pantalla que coinciden con los nombres de los campos de su HRIS.
Recordatorios en la tercera parte inferior cerca de las fechas límite y requisitos de prueba.
Lista de verificación final con plan confirmado y dependientes verificados.
Utiliza datos de muestra y difumina cualquier identificador. Valida la ruta en dispositivos móviles y ordenadores. Mantén el tiempo de ejecución breve para que el capítulo se adapte a un descanso corto. Añade subtítulos y un breve resumen de texto para que los empleados puedan buscar los pasos en tiempo real.
El acceso y los datos de perfil afectan al riesgo y la confianza. Pequeños errores con los permisos, cambios de funciones e información personal obsoleta crean riesgos de seguridad y tickets ruidosos. Más de dos tercios de las infracciones implican un elemento humano no malicioso, lo que incluye errores y configuraciones incorrectas que se pueden prevenir con formación (Fuente: Verizon).
Empiece con una promesa clara. En tres minutos, el espectador actualizará los campos del perfil, solicitará acceso, verá quién lo aprueba y aprenderá qué se registra. Diga lo que se completará y luego muestre los clics exactos.
Utilice los términos exactos del HRIS. Perfil, función, responsable, ubicación, centro de costes, visibilidad en el directorio, registro de auditoría. Mantenga las etiquetas en pantalla para que las personas puedan relacionar lo que oyen con lo que ven.
Índice con marcas de tiempo en las que se puede hacer clic.
Captura de pantalla panorámica a tamaño real con cursor nítido.
Zoom ampliado sobre el campo de función, el campo de administrador y el formulario de solicitud de acceso.
Etiquetas en pantalla que reflejan los términos del HRIS.
Recordatorios en la tercera parte inferior de la pantalla sobre el tiempo de aprobación y la cadencia de revisión.
Lista de verificación de la tarjeta final con perfil guardado, solicitud enviada y registro de auditoría verificado.
Utilice datos de muestra y difumine cualquier identificador. Valide las rutas de escritorio y móviles. Mantenga el tiempo de ejecución breve para que el capítulo se ajuste a un descanso corto. Añada subtítulos y un breve resumen de texto para que los empleados puedan buscar los pasos en tiempo real.
Céntrese en los pocos errores que provocan la mayoría de las incidencias. El 40 % de las llamadas al servicio de asistencia técnica están relacionadas con problemas de contraseñas, por lo que los bloqueos y restablecimientos merecen una marca de tiempo directa en su vídeo HRIS (Fuente: Specops). El 40 % de los empleados informó de un error en la nómina durante el último año, lo que hace que los cheques de depósito directo y las nóminas sean soluciones de gran valor para mostrar en pantalla (Fuente: Remote).
El factor humano está presente en el 68 % de las infracciones, por lo que las directrices sobre permisos y los registros de auditoría deben ser muy claros (Fuente: Verizon).
Mantén este capítulo breve. Cada tarjeta debe nombrar el problema, mostrar la solución y enlazar con el capítulo más detallado. Intenta que dure un minuto en total.
Captura de pantalla a tamaño real con cursor nítido.
Acercamientos en banners de error y campos de estado.
Etiquetas en pantalla que reflejan los términos del HRIS.
Tercio inferior con fecha límite o fecha de cierre, si procede.
Lista de verificación de cartas finales que enumera las siete cartas.
Graba con datos de muestra. Oculta cualquier identificador. Valida las rutas de escritorio y móviles. Mantén los subtítulos activados para que la gente pueda seguir en tiempo real sin sonido.
Coloca el vídeo donde los nuevos empleados realmente hagan clic. Incorpóralo en la página de inicio del HRIS, en el correo electrónico de bienvenida, en la lista de reproducción del LMS y en un canal fijado en el chat. Añade un código QR en el kit de escritorio para que los usuarios puedan acceder a él durante la configuración. Utiliza un título y una miniatura que repitan el vídeo de incorporación del HRIS para que sea fácil de encontrar más adelante.
Realice un seguimiento de lo que importa con el estándar adecuado. SCORM informa sobre la finalización, el aprobado o suspenso, el tiempo de sesión, la puntuación y los marcadores a través del modelo de datos LMS, lo que le proporciona una prueba fiable del nivel de cumplimiento (Fuente: SCORM). Si desea obtener análisis más detallados, como el porcentaje visto, los saltos de capítulo y los clics en el centro de ayuda, utilice xAPI para capturar los flujos de actividad en un almacén de registros de aprendizaje en todos los sistemas (Fuente: ADL).
Aumente la retención con comprobaciones breves. La práctica de recuperación mejora el aprendizaje a largo plazo, así que añada un cuestionario de dos preguntas al final de cada capítulo para fijar los pasos clave, como el depósito directo y las modificaciones de PTO (Fuente: Perspectives on Psychological Science). Las preguntas deben ser sencillas y estar relacionadas con los clics exactos que se muestran en la pantalla.
Haz que el vídeo sea accesible para que se vea. Muchos usuarios de subtítulos no tienen discapacidad auditiva, lo que significa que los subtítulos ayudan a un público más amplio de lo que crees (Fuente: Ofcom). Añade subtítulos claros y un breve resumen del texto para que la gente pueda echar un vistazo en tiempo real.
Mida el éxito con una pequeña tarjeta de puntuación. Realice un seguimiento de la tasa de finalización de la primera semana, la tasa de aprobados en el primer intento, el número de tickets de HRIS por tema, el tiempo hasta la primera configuración de nóminas y el tiempo hasta la primera solicitud de PTO aprobada. Compare el antes y el después para confirmar que el vídeo está funcionando y para encontrar el siguiente capítulo que mejorar.
Manténgalo actualizado con un proceso sencillo. Asigne un responsable. Mantenga un registro de cambios de una página vinculado debajo del vídeo. Programe una revisión trimestral para actualizar cualquier paso que haya cambiado y vuelva a publicar las tarjetas de capítulo. Asigne una versión al nombre del archivo para que la búsqueda interna devuelva el último corte.
Si desea configurar esta pila de distribución y seguimiento sin personal adicional, podemos convertir su guía de HRIS en un vídeo de formación por capítulos con informes y subtítulos SCORM o xAPI. Hable con nuestros especialistas en RR. HH.
Ya tienes los capítulos, los guiones y las tomas. Ahora envía el vídeo de incorporación al HRIS con una presentación nítida que impulse su finalización y reduzca las solicitudes de asistencia. Mantén la lista de verificación breve, visible y fácil de repetir para futuras actualizaciones.
Exporta a 1080p con subtítulos claros. Añade un índice inicial con marcas de tiempo que coincidan con tus cinco capítulos del HRIS. Nombra el archivo y la miniatura con «vídeo de incorporación al HRIS» para que la búsqueda funcione dentro de tus herramientas.
Incrústalo en la página de inicio del HRIS. Añádelo a la lista de reproducción del LMS para la primera semana. Fíjalo en tu canal de bienvenida del chat. Incluye el enlace en el correo electrónico para nuevos empleados y en la lista de verificación del primer día. Imprime un pequeño código QR en el kit de escritorio para poder consultarlo rápidamente.
Coloca un breve resumen debajo del vídeo con enlaces a la nómina, las vacaciones pagadas, las prestaciones y la ayuda sobre permisos. Añade un único correo electrónico y formulario de asistencia para que los usuarios no tengan que adivinar dónde deben dirigir sus consultas.
Realice un seguimiento de la tasa de finalización de la primera semana, la tasa de aprobados en el primer intento del cuestionario, el tiempo hasta la primera configuración del depósito directo, el tiempo hasta la primera aprobación de PTO y el volumen de tickets de HRIS por tema. Compare el antes y el después para validar el impacto.
Asigna un propietario. Mantén un registro de cambios vinculado debajo del vídeo. Programa una revisión trimestral. Cuando cambie un capítulo, vuelve a exportar, actualiza la incrustación y versiona el nombre del archivo para que el último corte aparezca en la búsqueda interna.
Envíe un único mensaje a los gerentes y a los nuevos empleados en el que explique qué trata el vídeo y qué resultados permite obtener. Haga una sola petición a los gerentes. Pídales que reproduzcan el primer capítulo durante la orientación del primer día.
Céntrate en las cinco tareas que generan más preguntas. Configuración de nóminas, solicitudes de vacaciones, inscripción en prestaciones, permisos y acceso a perfiles, además de una breve lista de errores que soluciona los problemas más comunes. Mantén las etiquetas idénticas a las de tu HRIS para que los clics coincidan con lo que ven los usuarios.
Intenta que los capítulos sean cortos, para que la gente pueda terminarlos de una sola vez. El interés alcanza su punto álgido alrededor de los seis minutos y disminuye a medida que los vídeos se alargan, así que redacta segmentos concisos para cada tarea.
Coloca el vídeo donde ya trabajan los nuevos empleados. Incorpóralo en la página de inicio del HRIS, añádelo a la lista de reproducción del LMS para la primera semana, fíjalo en tu canal de bienvenida del chat y enlázalo en el correo electrónico para nuevos empleados. Añade un código QR en el kit de escritorio para poder acceder rápidamente a él durante la configuración.
Asigna un propietario claro, mantén un registro de cambios de una página debajo del vídeo, programa una revisión trimestral y versiona el nombre del archivo para que la búsqueda devuelva el último corte. Cuando cambie un flujo, vuelve a grabar solo ese capítulo y vuelve a publicarlo.
Utilice SCORM cuando necesite información fiable sobre la finalización, el tiempo dedicado al módulo y las puntuaciones a través de los informes de su LMS. Utilice xAPI cuando desee datos más completos, como el porcentaje visto, los saltos de capítulo y los clics en los enlaces de ayuda capturados en un almacén de registros de aprendizaje.
Mantenga la estructura igual y grabe dentro de su herramienta. Los capítulos se mantienen consistentes en todas las suites. Intercambie la captura de pantalla y los nombres de los campos para que el guion, los subtítulos y los cuestionarios sigan funcionando. Si admite dispositivos móviles y de escritorio, publique dos versiones y etiquételas claramente.
Los nuevos empleados no necesitan un laberinto. Necesitan un vídeo claro de incorporación al sistema de información de recursos humanos (HRIS) que responda a sus preguntas sobre nóminas, vacaciones, prestaciones y permisos, y que solucione los errores comunes con los que se encuentran el primer día. Ahora tienes la estructura, los guiones y las listas de tomas para grabar con confianza.
Mantén la promesa simple. Un capítulo por tarea. Tiempo de ejecución corto. Etiquetas que coincidan con tu HRIS. Leyendas y un resumen de texto para que la gente pueda echar un vistazo en tiempo real. Publica donde los empleados ya trabajan y mide la finalización con respecto a los tickets de soporte para demostrar el impacto.
Trata el mantenimiento como una rutina. Cuando cambie una pantalla, actualiza un solo capítulo y vuelve a publicarlo. Mantén un registro de cambios y revísalo con una frecuencia determinada para que tu formación se mantenga actualizada sin mucho esfuerzo.
Si desea que lo elaboremos a partir de su guía HRIS actual con capítulos, títulos y reportes, lo crearemos rápidamente y se lo entregaremos listo para su envío. Consulte con nuestros especialistas en recursos humanos.