Les nouveaux employés butent sur les mêmes notions de base du SIRH. La configuration de la paie, les demandes de congés payés, l'inscription aux avantages sociaux et les autorisations génèrent chacune des questions récurrentes qui encombrent les tickets.
Selon Gallup, seuls 12 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire que leur entreprise fait un excellent travail d'intégration, ce qui révèle un manque de clarté que la vidéo peut combler.
La vidéo est efficace pour la formation lorsqu'elle respecte le temps et le déroulement des tâches. Environ la moitié des vidéos auxquelles les gens ont accès sont des formations ou des webinaires, ce qui montre que les apprenants recherchent des vidéos pour accomplir leur travail, et pas seulement pour du contenu marketing.
Veillez à ce que votre vidéo d'intégration HRIS soit courte et précise afin que les employés atteignent rapidement leur objectif. Des études sur les vidéos éducatives montrent que l'intérêt atteint son maximum au bout de six minutes environ, puis diminue à mesure que la vidéo s'allonge. Prévoyez donc des chapitres courts pour chaque tâche, comme la mise à jour des coordonnées bancaires ou la demande de congés.
Associez la vidéo à du texte scannable afin que les utilisateurs puissent rechercher les étapes en temps réel. Les directives relatives au contenu pédagogique recommandent de proposer les deux formats afin que les utilisateurs puissent choisir la vidéo lorsqu'ils ont besoin de visionner une tâche et parcourir le texte lorsqu'ils ont simplement besoin d'une étape ou d'un lien.
Si vous souhaitez disposer d'un workflow vidéo d'intégration HRIS prêt à l'emploi, avec des scripts et des chapitres créés à partir de vos documents HRIS, notre équipe peut vous aider à avancer rapidement sans avoir à recruter de personnel supplémentaire.
Une vidéo claire fonctionne lorsque les utilisateurs peuvent passer directement au moment qui les intéresse. Marquez les chapitres afin que les employés puissent accéder directement à la configuration de la paie ou à une étape de congé payé sans avoir à faire défiler la vidéo. Google Search peut afficher les liens vers les chapitres via Key Moments lorsque vous ajoutez un balisage Clip ou SeekToAction ou un horodatage à une description YouTube, ce qui améliore la navigation et la portée de votre vidéo de formation.
Commencez par la paie, car la confiance en matière de rémunération réduit les interférences. Selon G2, un employé sur quatre déclare qu'il cherchera un nouvel emploi après la première erreur de paie, ce qui justifie de prendre le temps de bien expliquer le processus de virement automatique et de fournir un aperçu du premier bulletin de paie.
Utilisez ce plan en cinq chapitres. Veillez à ce que chaque chapitre soit court et ciblé afin que les apprenants puissent terminer une tâche en une seule fois.
Indiquez où saisir les coordonnées bancaires, comment remplir les formulaires fiscaux et quand le premier dépôt sera effectué. Ajoutez une solution rapide en cas de discordance entre le nom et le compte. Terminez par une liste de contrôle à l'écran pour vérifier les éléments importants.
Démontrez comment soumettre, modifier, annuler et consulter le solde. Indiquez les dates d'interdiction et le processus d'approbation. Montrez où consulter les cumuls acquis afin que les utilisateurs aient confiance dans le solde.
Passez en revue les modalités d'inscription, les dates limites et les endroits où comparer les régimes. Expliquez les événements de vie admissibles dans un langage simple et indiquez la marche à suivre pour télécharger les preuves.
Montrez comment mettre à jour les champs du profil tels que l'adresse et les coordonnées en cas d'urgence. Expliquez qui peut modifier les niveaux d'accès, comment fonctionnent les autorisations et où se trouvent les journaux d'audit.
Couvrez les trois principaux problèmes rencontrés par les nouveaux employés, tels que le rejet d'un virement automatique, une demande de congé bloquée ou une confirmation d'avantages sociaux manquante. Associez chaque fiche d'erreur au chapitre correspondant afin que les utilisateurs puissent résoudre eux-mêmes leurs problèmes en temps réel.
Placez une table des matières au début avec des horodatages cliquables. Utilisez des étiquettes à l'écran qui correspondent aux noms des champs de votre SIRH. Ajoutez des légendes et un bref résumé sous la vidéo pour faciliter la recherche et l'accessibilité. Nommez le fichier et la vignette avec les termes de la vidéo d'intégration du SIRH afin de faciliter leur recherche ultérieure.
Commencez en toute confiance. Expliquez au nouvel employé ce qu'il devra accomplir dans les prochaines minutes. Formulez clairement votre promesse. Exemple d'introduction : «Dans trois minutes, vous aurez saisi vos coordonnées bancaires, confirmé vos formulaires fiscaux et vu quand votre premier dépôt sera effectué. »
Utilisez une table des matières claire au début. Indiquez la date et l'heure de chaque étape afin que les utilisateurs puissent accéder directement aux informations bancaires, au calendrier de paiement ou à l'aperçu du premier salaire. Utilisez des libellés identiques à ceux des champs du SIRH afin d'éviter toute confusion.
Rédigez le script en phrases courtes. Une action par ligne. Évitez les descriptions qui expliquent ce qui est évident à l'écran. Parlez d'abord du résultat, puis montrez le chemin d'accès.
Capture d'écran à 100 % de zoom avec curseur net.
Zooms serrés sur les champs lors de l'entrée.
Étiquettes à l'écran qui reflètent les termes du SIRH.
Tiers inférieurs pour les rappels importants tels que les dates limites.
Sous-titres et transcription pour l'accessibilité et la recherche.
Carte de fin avec une liste de contrôle d'une ligne.
Le nom de la banque, le numéro de compte et le code d'acheminement ou IFSC correspondent à ceux indiqués sur votre document.
Formulaire fiscal vérifié et enregistré.
Calendrier de paiement compris et date du premier versement notée.
E-mail pour l'assistance relative à la paie enregistré.
Les garde-fous qualité sont importants. Utilisez des données factices pour éviter d'exposer des informations personnelles. Floutez tout identifiant qui pourrait apparaître. Veillez à ce que la durée totale soit courte. Privilégiez un chapitre ciblé qui peut être visionné pendant une courte pause.
Compressez le fichier pour faciliter sa recherche. Nommez-le « HRIS onboarding video payroll setup » afin qu'il apparaisse dans les résultats de recherche interne. Ajoutez un texte alternatif à la vignette avec les mêmes termes pour faciliter l'accessibilité et la recherche.
Si vous souhaitez que ce contenu soit créé à partir de votre guide de paie sans augmenter vos effectifs, nous convertissons votre plan en une vidéo de formation HRIS divisée en chapitres, avec des sous-titres et des timestamps cliquables. En savoir plus sur les spécialistes RH.
La clarté des congés payés réduit le stress et l'anxiété liés à l'épuisement professionnel. Près de la moitié des travailleurs américains ne prennent pas tous leurs congés payés, ce qui suggère que les gens manquent de confiance dans le processus ou craignent d'avoir du retard à rattraper à leur retour (Source : Pew Research Center). Votre vidéo d'intégration HRIS doit donner l'impression que prendre des congés est simple et sans risque.
Commencez par une promesse claire. En deux minutes, le spectateur soumettra une demande, la modifiera ou l'annulera, et vérifiera le solde et les approbations. Dites-lui ce qu'il va faire avant de lui montrer où cliquer.
Veillez à ce que les termes utilisés soient cohérents avec ceux du SIRH. Utilisez les libellés exacts pour les soldes, les provisions et le statut des demandes. Ajoutez des légendes et un résumé textuel afin que les utilisateurs puissent parcourir les informations en temps réel.
Commencez par une table des matières et des horodatages cliquables.
Capture d'écran large en taille réelle avec curseur net.
Zoom serré sur les champs du formulaire pendant la saisie des données.
Calendrier superposé qui met en évidence les conflits.
Rappel dans le tiers inférieur concernant les délais et les périodes d'interdiction.
Liste de contrôle de la carte finale avec solde, demande et approbation confirmés.
Veillez à ce que les données utilisées à titre d'exemple restent anonymes. Floutez tout identifiant. Vérifiez que le chemin d'accès fonctionne sur mobile et sur ordinateur afin que les utilisateurs puissent demander un congé en temps réel pendant une courte pause. Veillez à ce que la durée d'exécution soit courte afin que le chapitre puisse être visionné en une seule fois.
Les avantages sociaux sont souvent source d'hésitations. Les nouveaux employés veulent savoir quoi choisir, combien cela leur coûtera sur chaque paie et quels changements interviendront par la suite. Votre vidéo d'intégration HRIS doit répondre à ces trois questions en une seule fois.
Commencez par une promesse claire. En trois minutes, le spectateur comparera les plans, s'inscrira et saura comment apporter des modifications après un événement marquant. Indiquez ce qui sera réalisé, puis montrez les clics exacts.
Utilisez un langage simple. Expliquez les types de plans en termes humains. PPO signifie payer plus par visite, franchise moins élevée. Plan à franchise élevée avec HSA signifie prime moins élevée, coûts initiaux plus élevés, économies fiscalement avantageuses. Définissez les termes « franchise », « quote-part » et « montant maximal à payer » en termes simples.
Commencez par une table des matières et des horodatages cliquables.
Capture d'écran en taille réelle avec curseur net.
Zoom sur les coûts et les définitions du plan.
Étiquettes à l'écran correspondant aux noms des champs de votre SIRH.
Rappels dans le tiers inférieur à l'approche des échéances et des exigences en matière de preuves.
Liste de contrôle finale avec plan confirmé et personnes à charge vérifiées.
Utilisez des données factices et masquez tout identifiant. Vérifiez que le chemin d'accès fonctionne sur mobile et sur ordinateur. Veillez à ce que la durée d'exécution soit courte afin que le chapitre puisse être visionné pendant une courte pause. Ajoutez des légendes et un bref résumé afin que les employés puissent rechercher les étapes en temps réel.
L'accès aux données et aux profils touche à la fois au risque et à la confiance. De petites erreurs concernant les autorisations, les changements de rôle et les informations personnelles obsolètes créent des failles de sécurité et génèrent des tickets bruyants. Plus des deux tiers des violations impliquent un élément humain non malveillant, notamment des erreurs et des configurations incorrectes qui peuvent être évitées grâce à la formation (Source : Verizon).
Commencez par une promesse claire. En trois minutes, le spectateur mettra à jour les champs de son profil, demandera l'accès, verra qui approuve et apprendra ce qui est enregistré. Dites ce qui sera fait, puis montrez les clics exacts.
Utilisez les termes exacts du SIRH. Profil, rôle, responsable, emplacement, centre de coûts, visibilité dans l'annuaire, journal d'audit. Conservez les étiquettes à l'écran afin que les utilisateurs puissent faire correspondre ce qu'ils entendent avec ce qu'ils voient.
Table des matières avec des horodatages cliquables.
Capture d'écran large en taille réelle avec curseur net.
Zoom avant sur le champ « rôle », le champ « responsable » et le formulaire de demande d'accès.
Étiquettes à l'écran qui reflètent les termes du SIRH.
Rappels dans le tiers inférieur concernant le délai d'approbation et la fréquence des révisions.
Liste de contrôle de la carte finale avec profil enregistré, demande envoyée et journal d'audit vérifié.
Utilisez des données factices et masquez tout identifiant. Vérifiez les chemins d'accès sur ordinateur et sur mobile. Veillez à ce que la durée d'exécution soit courte afin que le chapitre puisse être visionné pendant une courte pause. Ajoutez des légendes et un bref résumé afin que les employés puissent rechercher les étapes en temps réel.
Ciblez les quelques erreurs qui génèrent le plus de tickets. Quarante pour cent des appels au service d'assistance concernent des problèmes de mot de passe. Il est donc important de mentionner explicitement les verrouillages et les réinitialisations dans votre vidéo HRIS (Source : Specops). Quarante pour cent des employés ont signalé une erreur de paie au cours de l'année dernière, ce qui rend les virements automatiques et les bulletins de paie particulièrement importants à afficher à l'écran (Source : Remote).
L'élément humain est un facteur dans 68 % des violations, c'est pourquoi les directives en matière d'autorisations et les pistes d'audit doivent être parfaitement claires (Source : Verizon).
Ce chapitre doit être court. Chaque fiche doit nommer le problème, indiquer la solution et renvoyer au chapitre plus détaillé. Visez une durée totale d'une minute.
Capture d'écran en taille réelle avec curseur net.
Zooms serrés sur les bannières d'erreur et les champs d'état.
Étiquettes à l'écran qui reflètent les termes du SIRH.
Tiers inférieur avec date limite ou date butoir, le cas échéant.
Liste de contrôle des cartes finales qui répertorie les sept cartes.
Enregistrez avec des données échantillons. Floutez tous les identifiants. Vérifiez les chemins d'accès sur ordinateur et sur mobile. Laissez les sous-titres activés afin que les utilisateurs puissent suivre en temps réel sans le son.
Placez la vidéo là où les nouvelles recrues cliquent réellement. Intégrez-la dans la page d'accueil du SIRH, dans l'e-mail de bienvenue, dans la liste de lecture du LMS et dans un canal épinglé dans le chat. Ajoutez un code QR dans le kit de bureau afin que les utilisateurs puissent l'afficher pendant la configuration. Utilisez un titre et une vignette qui reprennent la vidéo d'intégration du SIRH afin qu'elle soit facile à retrouver par la suite.
Suivez ce qui compte avec la norme appropriée. SCORM rend compte de l'achèvement, de la réussite ou de l'échec, de la durée de la session, du score et des signets via le modèle de données LMS, qui vous fournit une preuve fiable du niveau de conformité (Source : SCORM). Si vous souhaitez obtenir des analyses plus riches, telles que le pourcentage visionné, les sauts de chapitre et les clics sur le centre d'aide, utilisez xAPI pour capturer les flux d'activité dans un Learning Record Store (magasin d'enregistrements d'apprentissage) sur tous les systèmes (Source : ADL).
Augmentez la rétention grâce à de courts contrôles. La pratique de la récupération améliore l'apprentissage à long terme, alors ajoutez un quiz de deux questions à la fin de chaque chapitre pour ancrer les étapes clés telles que le virement automatique et les modifications des congés payés (Source : Perspectives on Psychological Science). Veillez à ce que les questions restent simples et liées aux clics exacts affichés à l'écran.
Rendez la vidéo accessible afin qu'elle soit visionnée. De nombreux utilisateurs de sous-titres ne souffrent pas de déficience auditive, ce qui signifie que les sous-titres aident un public plus large que vous ne le pensez (Source : Ofcom). Ajoutez des sous-titres clairs et un bref résumé afin que les gens puissent les parcourir en temps réel.
Mesurez le succès à l'aide d'un petit tableau de bord. Suivez le taux d'achèvement de la première semaine, le taux de réussite au quiz dès la première tentative, le nombre de tickets HRIS par sujet, le délai nécessaire à la première configuration de la paie et le délai nécessaire à la première demande de congé approuvée. Comparez l'avant et l'après pour confirmer que la vidéo fonctionne et pour trouver le prochain chapitre à améliorer.
Maintenez-le à jour grâce à un processus simple. Désignez un responsable. Conservez un journal des modifications d'une page accessible via un lien sous la vidéo. Prévoyez une révision trimestrielle afin de mettre à jour les étapes qui ont changé et republiez les fiches de chapitre. Numérotez le nom du fichier afin que la recherche interne renvoie la dernière version.
Si vous souhaitez mettre en place cette pile de distribution et de suivi sans augmenter vos effectifs, nous pouvons convertir votre guide HRIS en une vidéo de formation chapitrée avec des rapports et des sous-titres SCORM ou xAPI. Discutez-en avec nos spécialistes RH.
Vous disposez des chapitres, des scripts et des plans. Il ne vous reste plus qu'à diffuser la vidéo d'intégration du SIRH avec un déploiement clair qui favorise l'achèvement et réduit le nombre de tickets. Veillez à ce que la liste de contrôle soit concise, visible et facile à réutiliser pour les mises à jour futures.
Exportez en 1080p avec des sous-titres clairs. Ajoutez une table des matières d'introduction avec des horodatages correspondant à vos cinq chapitres HRIS. Nommez le fichier et la vignette « Vidéo d'intégration HRIS » afin que la recherche fonctionne dans vos outils.
Intégrez-le dans la page d'accueil du SIRH. Ajoutez-le à la liste de lecture LMS pour la première semaine. Épinglez-le dans votre canal de bienvenue sur le chat. Ajoutez-y un lien dans l'e-mail destiné aux nouveaux employés et dans la liste de contrôle du premier jour. Imprimez un petit QR code dans le kit de bureau pour pouvoir le consulter rapidement.
Placez un bref résumé sous la vidéo avec des liens vers l'aide relative à la paie, aux congés payés, aux avantages sociaux et aux autorisations. Ajoutez une seule adresse e-mail et un seul formulaire d'assistance afin que les utilisateurs n'aient pas à se demander où poser leurs questions.
Suivez le taux d'achèvement de la première semaine, le taux de réussite au premier quiz, le délai nécessaire pour configurer le premier virement automatique, le délai nécessaire pour obtenir le premier congé approuvé et le volume de tickets HRIS par sujet. Comparez les résultats avant et après pour valider l'impact.
Désignez un responsable. Conservez un journal des modifications sous la vidéo. Prévoyez une révision trimestrielle. Lorsqu'un chapitre est modifié, réexportez, mettez à jour l'intégration et modifiez le nom du fichier afin que la dernière version apparaisse dans la recherche interne.
Envoyez un message unique aux responsables et aux nouveaux employés pour leur expliquer le contenu de la vidéo et les résultats qu'elle permet d'obtenir. Faites une seule demande aux responsables. Demandez-leur de diffuser le premier chapitre lors de la journée d'orientation.
Concentrez-vous sur les cinq tâches qui suscitent le plus de questions. Configuration de la paie, demandes de congés payés, inscription aux avantages sociaux, autorisations et accès au profil, ainsi qu'une courte liste d'erreurs courantes et leurs solutions. Utilisez les mêmes libellés que dans votre SIRH afin que les clics correspondent à ce que les utilisateurs voient.
Visez des chapitres courts que les gens peuvent terminer en une seule fois. L'engagement atteint son maximum au bout de six minutes environ, puis diminue à mesure que les vidéos s'allongent. Veillez donc à ce que le script soit concis pour chaque tâche.
Placez la vidéo là où travaillent déjà les nouveaux employés. Intégrez-la dans la page d'accueil du SIRH, ajoutez-la à la liste de lecture LMS pour la première semaine, épinglez-la dans votre canal de bienvenue sur le chat et ajoutez-y un lien dans l'e-mail destiné aux nouveaux employés. Ajoutez un code QR dans le kit de bureau pour pouvoir l'afficher rapidement pendant la configuration.
Désignez un responsable clairement, tenez à jour un journal des modifications d'une page sous la vidéo, planifiez une révision trimestrielle et numérotez le nom du fichier afin que la recherche renvoie la dernière version. Lorsqu'un flux change, réenregistrez uniquement ce chapitre et republiez-le.
Utilisez SCORM lorsque vous avez besoin de données fiables sur l'achèvement, le temps passé dans le module et les scores via vos rapports LMS. Utilisez xAPI lorsque vous souhaitez obtenir des données plus riches, telles que le pourcentage visionné, les sauts de chapitre et les clics vers les liens d'aide capturés dans un Learning Record Store.
Conservez la même structure et enregistrez dans votre outil. Les chapitres restent cohérents dans toutes les suites. Échangez la capture d'écran et les noms de champs afin que le script, les légendes et les quiz continuent de fonctionner. Si vous prenez en charge les appareils mobiles et les ordinateurs de bureau, publiez deux versions et identifiez-les clairement.
Les nouvelles recrues n'ont pas besoin d'un labyrinthe. Elles ont besoin d'une vidéo d'intégration RH claire qui réponde à leurs questions sur la paie, les congés, les avantages sociaux, les autorisations et qui corrige les erreurs courantes qu'elles rencontrent dès leur premier jour. Vous disposez désormais de la structure, des scripts et des listes de plans nécessaires pour enregistrer en toute confiance.
Gardez la promesse simple. Un chapitre par tâche. Une durée d'exécution courte. Des étiquettes qui correspondent à votre SIRH. Des légendes et un résumé textuel pour que les gens puissent parcourir le contenu en temps réel. Publiez là où les employés travaillent déjà et mesurez l'achèvement par rapport aux tickets d'assistance pour prouver l'impact.
Considérez la maintenance comme une routine. Lorsqu'un écran change, mettez à jour un seul chapitre et republiez-le. Tenez un journal des modifications et revoyez-le à intervalles réguliers afin que votre formation reste à jour sans effort particulier.
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