Dans la plupart des entreprises aujourd’hui, l’analyse des formations à la conformité se concentre avant tout sur un seul critère : l’employé a-t-il suivi le module jusqu’au bout ? Les taux d’achèvement alimentent les tableaux de bord et les rapports d’audit, et déterminent si le responsable de la conformité dort sur ses deux oreilles la veille d’un contrôle réglementaire. Par conséquent, l’ensemble du marché des logiciels de formation à la conformité s’est construit autour du suivi des clics : qui a cliqué sur quoi et quand.
Le problème, c'est que terminer une formation et la comprendre ne sont pas la même chose. Un employé peut parcourir 47 diapositives, réussir un quiz de quatre questions à la fin et ne retenir rien qui modifie son comportement au travail. De plus, à mesure que la surveillance réglementaire s’intensifie dans les secteurs des services financiers, de la santé et des industries réglementées en France et au Royaume-Uni, les responsables de la conformité sont de plus en plus confrontés à une question plus difficile de la part des auditeurs : non seulement « vos collaborateurs ont-ils suivi la formation ? », mais aussi « pouvez-vous prouver qu’ils l’ont comprise ? »
C'est là que les analyses classiques en matière de formation à la conformité s'arrêtent, et que prend le relais une nouvelle génération d'outils.
Quels indicateurs d'analyse sont utilisés dans le cadre de la formation à la conformité aux normes ?
Aujourd'hui, la plupart des plateformes de formation à la conformité fournissent des rapports sur six indicateurs standard. Premièrement, les taux d'achèvement, qui indiquent quel pourcentage des effectifs a terminé les modules qui leur étaient assignés. Deuxièmement, le temps passé sur chaque module, qui rend compte du temps consacré par chaque employé au contenu. Troisièmement, les résultats aux quiz, qui reflètent les performances lors des évaluations de fin de module. Quatrièmement, le statut de certification, qui permet de savoir quels employés détiennent des certifications à jour et lesquels doivent les renouveler. Cinquièmement, les alertes de remise à niveau, qui avertissent les responsables lorsque les certifications expirent ou que des mises à jour du contenu nécessitent une nouvelle formation. Enfin, les exportations de pistes d'audit, qui génèrent la documentation attendue par un organisme de réglementation ou un auditeur.
Ces indicateurs sont réellement utiles. Ils vous permettent de savoir si votre programme de conformité a bien été mis en œuvre, si les employés y ont participé et si les formalités administratives sont en règle. Cependant, ils ne vous indiquent pas si le contenu a été assimilé. Un taux d'achèvement de 100 % pour un module sur le RGPD signifie simplement que tous les employés ont parcouru le contenu. Cela ne signifie pas pour autant que tous les employés seraient capables d'appliquer correctement cette politique dans une situation réelle.
Le fossé de compréhension et son importance pour l'audit
Les autorités de régulation dans les secteurs des services financiers, de la santé et de la gestion de l'environnement, de la santé, de la sécurité et de la qualité (HSEQ) font preuve d'une exigence croissante quant à cette distinction. Plus précisément, les directives émises par les autorités de surveillance financière en France et au Royaume-Uni exigent désormais des organisations qu'elles démontrent non seulement que la formation a bien eu lieu, mais aussi qu'elle a entraîné un changement de comportement mesurable. Par conséquent, un simple rapport de suivi ne constitue plus une preuve suffisante du bon fonctionnement d'un programme de conformité dans les secteurs les plus surveillés.
Ce manque de compréhension engendre également un risque opérationnel. Un employé qui a suivi un module sur la lutte contre le blanchiment d'argent sans en comprendre les signaux d'alerte décrits représente un risque, quel que soit ce qu'indique le tableau de bord de suivi. De plus, ce risque n'apparaît pas dans les analyses standard des formations à la conformité, car les données s'arrêtent au moment où le module est fermé.
Pour combler cette lacune, il faut recourir à un autre type d'évaluation : une évaluation qui permette de déterminer ce qui a retenu l'attention des employés, ce qui les a laissés perplexes, quelles questions ils se sont posées sans les formuler, et quelles parties doivent être remaniées avant le prochain cycle de formation.
Ce que les analyses des formations à la conformité devraient plutôt mesurer
L'analyse complète des formations à la conformité couvre quatre étapes qui correspondent à l'ensemble du cycle de formation. Premièrement, l'amélioration : le contenu de la formation est-il suffisamment clair pour être compris, et pas seulement suivi jusqu'au bout ? Deuxièmement, l'engagement : comment les employés ont-ils réellement interagi avec le contenu, quelles sections ont retenu leur attention et lesquelles ont suscité des questions ? Troisièmement, l'évaluation : des indicateurs de compréhension qui vont au-delà des résultats aux quiz pour montrer où la compréhension a fait défaut et pour qui. Quatrièmement, l'action : des recommandations spécifiques indiquant quels employés nécessitent un suivi, quelles sections du contenu doivent être révisées et quelles preuves présenter lors du prochain audit.
Aujourd'hui, la plupart des plateformes de formation à la conformité ne couvrent que partiellement la troisième étape, à travers les résultats aux quiz et les données relatives à l'achèvement des formations. Très peu d'entre elles couvrent les étapes 1, 2 ou 4. Il convient notamment de noter qu'aucune des principales plateformes LMS ne transforme les données de compréhension en une action concrète à mener par le responsable de la conformité ou l'équipe de formation et de développement. C'est là que s'arrête l'évaluation, et que commence le risque opérationnel.
Comment Libertify met à profit l'analyse documentaire pour la formation à la conformité
Libertify s'appuie sur les procédures opérationnelles standard (SOP), les documents stratégiques et les supports de formation que votre organisation produit déjà. Il ne remplace pas votre contenu existant et ne nécessite pas de nouveau processus de création de contenu. Au contraire, il transforme n'importe quel document PDF, PowerPoint ou Word en une expérience de formation guidée, avec un assistant IA qui s'appuie strictement sur le contenu du document, sans informations erronées ni données extérieures à celui-ci.
Au fur et à mesure que les employés parcourent le contenu, Libertify détecte des indicateurs de compréhension : les sections que chacun a relues, celles qu'il a sautées, les questions qu'il a posées à l'assistant IA et les points où la compréhension a posé problème. De plus, il convertit ces indicateurs en actions concrètes : quels employés ont besoin d'une session de suivi, quelles sections de la politique doivent être réécrites pour plus de clarté et quelles lacunes de compréhension doivent être comblées avant le prochain examen réglementaire.
Il en résulte une analyse des formations à la conformité qui couvre l'ensemble du processus, sans se limiter à la simple validation de la formation. Les entreprises des secteurs réglementés, notamment les services financiers, la santé, la sécurité, l'environnement et la qualité (HSEQ) ainsi que les services professionnels, ont spécifiquement recours à Libertify car leurs autorités de régulation exigent une preuve de compréhension, et non pas seulement une attestation de présence. Découvrez comment cela fonctionne dans différents cas d'utilisation liés à la conformité et à la formation sur libertify.com/use-cases/, et consultez les résultats concrets présentés dans les témoignages de réussite de Libertify.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'analyse des formations à la conformité ?
L'analyse des formations à la conformité est le système de mesure qui permet de suivre la manière dont les employés interagissent avec le contenu des formations à la conformité. L'analyse standard porte sur les taux d'achèvement, le temps passé sur chaque module, les résultats aux quiz et le statut de certification. L'analyse avancée des formations à la conformité ajoute des indicateurs de compréhension : ce que les employés ont compris, les points qui leur ont posé des difficultés et les mesures que l'équipe de formation devrait prendre ensuite.
Pourquoi les taux d'achèvement ne suffisent-ils pas pour les formations à la conformité ?
Les taux d'achèvement attestent de la participation, mais pas de la compréhension. Un employé peut parcourir un module de formation sans retenir les informations nécessaires pour appliquer correctement la politique. Dans les secteurs réglementés, les auditeurs attendent de plus en plus des organisations qu'elles démontrent une compréhension mesurable, et pas seulement des relevés d'achèvement.
Qu'attendent les autorités de régulation des analyses relatives aux formations en matière de conformité ?
Les autorités de régulation des secteurs des services financiers, de la santé et de l'environnement, de la santé, de la sécurité et de la qualité (HSEQ) exigent généralement des pistes d'audit indiquant qui a suivi quelle formation et à quelle date. Cependant, les directives émises par les autorités de régulation financière en France et au Royaume-Uni exigent de plus en plus souvent des preuves d'un changement de comportement et d'une compréhension avérée, ce que les données standard relatives à la participation aux formations ne peuvent fournir.
Comment Libertify améliore-t-il l'analyse des formations à la conformité ?
Libertify ajoute une couche de compréhension à tout document de formation. Il identifie les sections qui ont retenu l'attention des employés, les questions qu'ils ont posées et les points où leur compréhension a montré des lacunes. Il convertit ensuite ces informations en actions concrètes : quels employés nécessitent un suivi, quels contenus doivent être révisés et quelles preuves présenter lors d'un audit.
L'analyse des formations à la conformité peut-elle faciliter la préparation aux audits ?
Oui. Une analyse complète des formations à la conformité fournit des preuves de la compréhension des contenus, et pas seulement de leur achèvement, ce qui offre aux responsables de la conformité une base plus solide en vue des contrôles réglementaires. Plus précisément, elle permet d'identifier les employés qui ont approfondi le contenu et ceux qui ont besoin d'un accompagnement supplémentaire avant la période d'audit.
Faites en sorte que votre formation à la conformité soit bien comprise, et pas seulement suivie
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